Políticas y Procedimientos Protección de Datos Personales
Establecer las directrices generales para el tratamiento de la información personal recolectada y administrada por PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., de conformidad con lo estipulado en la Ley de Protección de Datos 1581 del 17 de octubre de 2012, Decreto 1377 de 2013.
Este manual interno es aplicable al tratamiento de los datos de carácter personal que estén contenidos en bases de datos de la Compañía.
Los términos utilizados en la presente Política, relacionados en orden alfabético, tendrán el significado establecido a continuación:
4.1 INTRODUCCIÓN.
Para PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., (en adelante la Compañía), en cumplimiento de la normatividad vigente que regula la protección de datos personales y establece las garantías legales que amparan a todas las personas en Colombia, así como el compromiso como organización orientada a satisfacer las necesidades de sus clientes y de los demás grupos de interés, establece la siguiente Política para el tratamiento de datos personales, con el fin de asegurar el debido tratamiento de los mismos.
4.2 NORMATIVIDAD APLICABLE
La siguiente es la normatividad vigente, con base en la cual se concebirá la presente Política:
4.3 PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS.
Los principios que regirán el tratamiento y la protección de datos personales en PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., son:
4.4 FUNCIONES DEL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.
PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., contará con un Oficial de protección de datos personales quien cumplirá las siguientes funciones:
5.1 RESPONSABLE
En el presente Manual de Políticas y Procedimientos, el responsable del tratamiento de las bases de datos personales será PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., cuya información general y de contacto se indica a continuación:
NIT: 830.002.287-7
Dirección: Calle 12 No. 34-30 Bogotá D.C.
Correo electrónico: panaedit@panamericana.com.co
Teléfono: 3649000
5.2FINALIDADES
En desarrollo de su actividad empresarial, la Compañía podrá recolectar, usar y tratar datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en este documento y las finalidades autorizadas por cada Titular de los datos, siendo estas informadas de manera previa y expresa con observancia de los requisitos legales que señala la Ley y la Constitución Política.
5.3AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
De acuerdo con la normatividad vigente, el tratamiento que dará PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., a los datos personales requiere de una autorización previa e informada del Titular, la cual se obtendrá por cualquier medio, con antelación al tratamiento, y podrá ser objeto de consulta posterior, excepto en los casos expresamente excluidos por la Ley. PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., obtendrá la autorización antes mencionada, mediante el uso de formatos de solicitud de autorización físicos, de audio o digitales, en los cuales se informará al Titular:
PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., conservará de manera física y/o digital las autorizaciones diligenciadas por los titulares, para atender solicitudes de los mismos o de las entidades de control.
5.4 DATOS DE MENORES.
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
5.5 DATOS BIOMÉTRICOS.
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos serán recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométricos, se ejecutará con medidas de seguridad que garantizarán el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando, además, la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.
5.6SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES.
ü Contar con una política formal para el manejo de datos personales, que garantice el cumplimiento de la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales y la atención oportuna de consultas y reclamos de los titulares.
ü Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ü Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, según los requerimientos normativos y contractuales.
ü Actualizar la información reportada por la Compañía, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
ü Registrar oportunamente en la base de datos entregada por PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., las leyendas de “Reclamo en trámite” y/o “Información en discusión judicial”, según aplique.
ü Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
ü Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
ü Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
ü Demás obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
ü Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
De la misma forma, en dichos contratos PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., se obligará a:
ü Garantizar que la información suministrada al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
ü Actualizar la información, comunicando en forma oportuna al Encargado, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este, se mantenga actualizada.
ü Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
ü Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el Titular, de conformidad con la normatividad vigente.
ü Demás obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
En caso de que PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., decida efectuar transmisión de datos personales, se dará cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley aplicable.
En caso de que PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., decida efectuar transferencia de datos personales a países que no proporcionen estándares adecuados de seguridad y protección, se dará cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Título VIII de la Ley 1581 de 2012, la Circular Externa 005 de 2017 y demás normas concordantes.
PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., podrá hacer entrega de datos personales en los siguientes casos, verificando previamente la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por el solicitante y se suscribirá un acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular.
ü A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a PANAMERICANA EDITORIAL LTDA.
ü A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.
Cuando una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial, se soliciten a la Compañía el acceso y/o entrega de datos personales contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá un acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
6.1DERECHOS DEL TITULAR
Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:
a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
6.2CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS COMO TITULAR
ü Correo electrónico:panaedit@panamericana.com.co
ü Cualquiera de nuestras tiendas a nivel nacional: Formato de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)
ü Página WEB:www.panamericanaeditorial.com.co en el link Contáctenos.
ü Correspondencia: Calle 12 No. 34-20 Bogotá D.C.
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
7.1 CONSULTAS, ACCESO Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
La solicitud deberá contener los siguientes datos:
ü Nombre y apellidos del Titular
ü Datos de contacto (Dirección física y/o correo electrónico y teléfonos de contacto
ü Petición en la que se concreta la solicitud de acceso o consulta
ü Documentos que acreditan la petición formulada, cuando corresponda.
ü Fecha y firma del solicitante (si aplica)
De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., para resolver estas consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2 RECLAMACIONES
En el tratamiento de los datos se distinguen en principio cuatro tipos de reclamos: Reclamo de corrección, reclamo de supresión, reclamo de revocación y reclamo de infracción, los cuales se encuentran definidos en el numeral 3 del presente documento.
La solicitud deberá tener los siguientes datos:
ü Nombre y apellidos del Titular
ü Datos de contacto (Dirección física y/o correo electrónico y teléfonos de contacto
ü Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir acceder a la información)
ü Documentos que acreditan la petición formulada, cuando corresponda.
ü Fecha y firma del solicitante (si aplica)
Si la reclamación resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibida la reclamación completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
De acuerdo con lo establecido en la Ley, el término de la Compañía para resolver estos reclamos es de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, y dará respuesta a través de correo ordinario o electrónico. Cuando no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
NOTA: El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., o Encargado del tratamiento.
8. VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DE LA PRESENTE POLÍTICA.
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del Julio de 2019
Las bases de datos responsabilidad de PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos, obedeciendo a intereses legítimos. En caso de ser revocado el consentimiento otorgado, PANAMERICANA EDITORIAL LTDA., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación, la cual será notificada al Titular de los datos.